Manual do organizador de congressos

Versão 1.0 | 2016-09-10

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1 Objetivos

Dar às associações locais de esperanto, potenciais organizadores dos Congressos Brasileiros de Esperanto, elementos para facilitar o cumprimento de diversas fases da organização. Evitar que os organizadores todas as vezes reinventem o congresso, com o risco de repetir os mesmos erros e iniciativas inoportunas.

2 Responsabilidades do KKS

Há quem possa dizer que a publicação de um Manual do Congresso torna supérflua a figura do Konstanta Kongresa Sekretario. Na verdade, as responsalidades do KKS são essencialmente as seguintes:

  1. Coletar e instigar, com grande antecedência, candidaturas para congressos futuros;
  2. Constatar, de preferência localmente, o cumprimento das pré-condições essenciais para um congresso bem-sucedido;
  3. Tratar do contato entre a diretoria da BEL e o Loka Kongresa Komitato (LKK).

3 Preparações pré-congressuais

3.1 Escolha do local

A esperiência nos ensina que é necessário escolher a cidade do congresso com uma antecedência mínima de 2-3 anos. Os elementos que condicionam essa escolha são:

  1. A existência de uma Associação Local de Esperanto, ou numa cidade próxima, que se prontifica a assumir a organização;
  2. A disponibilidade de um local adequado para o congresso, de preferência gratuito e próximo a hotéis, onde todas as manifestações do congresso possam acontecer sem que os congressistas se percam. O local ideal para o congreso consiste de:
    • 1 salão/teatro com capacidade para 500/600 pessoas;
    • 2 salões para 100/200 pessoas;
    • 4 salas de reunião para 30/50 pessoas;
    • 3 salas para a instalação da Secretaria, do Gazetara Servo e do depósito para materiais;
    • 1 salão de exposição para o Libroservo;
    • 1 grande hall para a instalação de várias bancas e espaço para sentar e repousar;
    • Restaurante self-service com preços moderados;
    • As salas de reunião sejam, de preferência, acusticamente isoladas para evitar a interferência de barulho durante os trabalhos do congresso.
  3. Se realmente não for possível que todas as atividades do congresso aconteçam no mesmo lugar, deve-se cuidar para que a distância entre os diversos locais seja pequena.
  4. Uma quantidade suficiente de hotéis de diversas categorias, usáveis durante o período do congresso.
  5. Uma postura favorável das instâncias municipais e dos meios de comunicação locais.

3.2 Escolha da data

Uma enquete da BEL evidenciou a preferência da maioria dos membros por um congresso durante o feriado de Corpus Christi (maio/junho). Evidentemente, essa preferência nem sempre coincide com as exigências locais dos nossos organizadores e deve-se sempre superar problemas eventuais com um planejamento acurado.

3.3 Escolha do Tema

O tema do congresso é fixado pela BEL de comum acordo com a instituição convidante. A escolha do tema depende de considerações locais ou nacionais e pode eventualmente ligar-se aos temas anuais da ONU. Junto do tema, deve-se logo pensar em um() orador(es) adequado(s) que apresentem-no durante o congresso com competência.

3.4 Loka Kongresa Komitato (LKK)

A instalação de um comitê organizador local é uma premissa essencial para o contato sistemático com instâncias públicas e privadas com o objetivo de adquirir os patrocínios e subvenções necessários para o sucesso do congresso. Sua composição deve seguir sempre que possível as indicações do Regulamento do Congresso.

3.5 Consideração importante para o comitê organizador

Depois de todo e qualquer acordo com autoridades, organizações turísticas e hoteleiras, empresas, etc., peçam confirmação escrita. Se isso não for possível, o próprio LKK confirme de forma escrita aquilo que foi acordado de boca, citando a data e o nome das pessoas contatadas. DE FORMA ALGUMA se contentem com promessas de boca, principalmente quando se trata da disponibilidade de um local gratuito para o congresso, ônibus gratuitos, descontos em diárias de hotéis, etc..

3.6 Finanças

As taxas de inscrição do congresso são fixadas com base no descrito no Regulamento do Congresso, que prevê diversos detalhes administrativos. Geralmente, as taxas de inscrição não são suficientes para cobrir as despesas do congreso, principalmente quando o local do congresso não é gratuito. Por isso, antes de se oferecer para organizar o congresso, a instituição convidante deveria procurar possibilidades locais para reecber subvenções. Se for muito difícil receber subvenções monetárias das instâncias públicas, é possível, no entanto, obter “serviços” como:

  1. Auxílios secretariais técnicos antes e durante o congresso;
  2. Impressão e expedição do material do congresso: circulares, cartazes, programação, etc.;
  3. Acolhimento para os congressitas (na prefeitura, em instâncias comerciais e turísticas, etc.);
  4. Disponibilidade de locais para a programação cultural e artística;
  5. Disponibilidade de ônibus para o transporte na cidade e para excursões;
  6. Apresentações musicais e de cultura popular;
  7. Material sobre a cidade para distribuição no congresso, etc..

No orçamento do congresso, necessariamente planeje-se os custos de estadia dos oradores oficiais, monitores de curso, artistas, etc.. às vezes, para garantir a presença de personalidades importantes do nosso movimento e de artistas profissionais, deve-se orçar também seus custos de viagem.

3.7 Hospedagem

O próprio LKK pode organizar o serviço de hospedagem do congresso ou dar essa tarefa a uma agência turística. No primeiro caso, por acordos bem estudados com os hotéis, o caixa do congresso poderá desfrutar de uma comissão e os congressistas de preços favoráveis. No segundo caso, a agência turística receberá a comissão, mas, evidentemente, o LKK terá menos trabalho e preocupações organizacionais. De qualquer modo, é necessário que os hotéis propostos aos congressistas sejam de diversas categorias, próximos ao local do congresso e, o mais importante, que um Komuna Loĝejo, gratuito ou por um preço módico, esteja à disposição dos jovens e dos congressistas com problemas financeiros.

3.8 Divulgação

3.8.1 Aos potenciais congressitas

Depois da definição da data, do tema, do Loka Kongresa Komitato e das tarifas do congresso, é necessário enviar o mais cedo o possível uma circular aos membros da BEL e da BEJO, às associações locais de esperanto, às redações de boletins locais de esperanto, aos participantes de congressos anteriores e aos inscritos em cursos de correnspondência, objetivando a mais vasta divulgação do eento. No movimento internacional, o envio de comunicações atrativas a um número seleto de redações esperantistas pode notoriamente facilidade a participação eventual de esperantistas de outros países, que darão a desejada característica internacional ao congresso.

3.8.2 A revistas, rádios, canais de TV, agências de notícias, etc.

O LKK deve instaŭrar um Gazetara Servo, que, antes do congresso, informe periodicamente as revistas e estações de rádio e TV fazendo uso de uma série de artigos sobre o Esperanto disponibilizados pela BEL. É preferível que a divulgação aos meios de comunicação aconteça por meio de contatos pessoais nas diversas redações, utilizando em escala nacional a colaboração da Delegita Reto da UEA em diversas cidades. A depender das circunstâncias financeiras, um convite garboso ao congresso, vastamente disseminado a aŭtoridades, escolas, associações culturais, jornalistas, intelectuais (principalmente linguistas e professores universitários), vereadores, sindicatos, etc., será um pretexto adequado para mostrar à opinião pública que o Esperanto vive e não é um “projeto morto”. Durante o congresso, o Gazetara Servo editará todos os dias um boletim informacional com o resumo dos trabalhos congressuais e o enviará às diversas redações de agências de notícias. Para a informação interna aos congressistas, mosrtou-se útil a edição diária de um “Kongresa Ĵurnalo”. Para mais informações, veja o Anexo II1. De qualquer modo, é essencial que no Gazetara Servo do congresso estejam à disposição de eventuais jornalistas visitantes material informativo sobre o Esperanto e pessoas bem informadas sobre nosso movimento, que possam dar entrevistas e intermediar o contato com os diretores do nosso movimento.

3.9 Comitê Honorário

Deve-se reconhecer que, desde o nascimento do Esperanto, as posturas favoráveis expressas por políticos importantes, chefes de estado e representantes da cultura mundial nunca foram essenciais para o progresso da Língua Internacional. Por isso, há opiniões divergentes sobre a utilidade de um Comitê Honorário por ocasião dos nossos congressos. No entanto, esses comitês honorários teriam significado se enquadrados numa estratégia de mais longo prazo, com a perspectiva de “dar utilidade” a esses convites com o tempo. Por exemplo, se olharmos a lista do Comitê Honorário do 66º Congresso Universal de Esperanto em Brasília (1981), nota-se que ainda hoje seria pretigioso para nosso movimento citar vários daqueles nomes como apoiadores do Esperanto. Obviamente, seria nossa tarefa, de tempos em tempos, informar essas pessoas do progresso da Língua Internacional, pedindo ao mesmo tempo mais colaboração e apoio às nossas novas iniciativas. De fato, exite um mecanismo psicológico que instiga alguém que, em algum momento, espressou uma postura favorável ao Esperanto a reconfirmar essa postura se solicitado. Os convites ao Comitê Honorário podem ser enviados a: Presidente da República, ministros, prefeitos, parlamentares, administradores locais e regionais, personalidades da cultura, ciência, etc.

4 A programação do congresso

A programação básicam definida pelo Regulameto do Congresso, prevê os seguintes pontos:

  • Interkona Vespero;
  • Uma atividade simples de distração, para animar a noite;
  • Solena Malfermo com o convite de um eminente orador para apresentar o tema do congresso;
  • Início oficial e komuna foto (de preferência) logo após a inauguração;
  • Debates sore o tema do congresso durante a duração do evento;
  • Reunição do Conselho Federativo da BEL;
  • Assembleia da BEL para apresentação do Relatório Anual e eleições (se necessárias);
  • Reunião (ou Congresso) da Organização da Juventude Esperantista Brasileira (BEJO);
  • Palestras especializadas (de preferência na forma de uma Kongresa Universitato);
  • Reunião de diversas Fakaj Asocioj (de acordo com o pedido dos interessados;
  • Arta(j) Vespero(j)
  • Infan-kongreseto (se possível);
  • Rodas de conversas para iniciantes;
  • Exames de Esperanto organizados pela ILEI;
  • Solena Fermo com eventual resolução final.

4.1 Atividades secundárias (de acordo com as possibilidades)

  • Manifestação de rua;
  • Exposição;
  • Inauguração de rua/monumento
  • Debate para o público não-esperantista;
  • Cerimônias religiosas em Esperanto;
  • Timbre ou selo postal da ocasião;
  • Leilão
  • Show de rua;
  • etc.

5 Outras informações

5.1 Informações aos inscritos

Se por questões de organização não for possível enviar a programação definitiva do congresso aos inscritos antes de sua chegada, é, no entanto, necessário que todos sejam anteriormente informados sobre o lugar do congresso, a situação de hotéis e outros detalhes úteis. A divulgação de um simples mapa “Como chegar ao local do congresso” evita que as pessoas que não conhecem a cidade fiquem vagando por ela sem destino.

5.2 Recepção em rodoviárias, estações e aeroportos

Dependendo de quão grande for a cidade do congresso, para facilitar a chegada dos congressistas (principalmente os mais velhos) que não a conhecem direito, é aconselhável organizar um transporte das rodoviárias/estações/aeroportos ao local do congresso, cobrando pelo serviço e acordando anteriormente quanto à hora de chegada.

5.3 Preapração do Salão Inaugural

Elementos básicos para a inauguração são:

  • Uma grande placa por trás do palco com nome, número e tema do congresso;
  • Uma bandeira do Esperanto com estrela verde;
  • Uma longa mesa de ao menos 10 lugares para personalidades listadas anteriormente e um púlpito ao lado;
  • Ao menos 3 microfones: 2 para a mesa e 1 para o púlpito. (É necessário garantir a presença de um técnico de microfone durante a solenidade, para evitar panes desagradáveis);
  • Materiais necessários para uma eventual pausa musical ou apresentação de coral.

5.4 Cartazes e faixas

De acordo com as possibilidades financeiras, são muito úteis para despertar o interesse do público e evitar o anonimato da nossa manufestação. Que sejam de preferência em português e sirvam também para indicar claramente o local do congresso.

5.5 Serviço de fotografia durante o congresso

Geralmente, a maioria dos congressistas gosta de tirar eles mesmos as fotos das atividades. No entanto, se o LKK organizar um serviço de fotografia, atente para que ele tenha preço moderado e não dê o direito de nos explorar a uma empresa qualquer.

5.6 Kongersa Libro

Recebem-no todos os congressistas e eventuais convidados. De acordo com as disponibilidaes locais para editá-lo com anúncios pagos de bancos, hotéis, restaurantes, lojas, dentre outros, o Kongresa Libro pode ser mais amplo que uma simples lista de atividaes e de nomes dos congressistas. Ele pode, por exemplo, conter um resumo das principais palestras, informações sobre a cidade (principalmente se as instâncias turísticas locais não publicarem material em Esperanto, lista de casas comerciais que dão descontos especiais a congressistas, etc.).

5.7 Crachá do congresso

Ele pode ser mais ou menos bonito, de acordo com as circunstâncias locais. É importante, porém, que contenha o nome do congressista nas maior fonte possível.

5.8 Quadros no hall do congresso

O LKK deve colocar pelo menos três quadros:

  • Quadro de encontros: útil principalmente se o congresso for numeroso. É necessária, porém, a colaboração de uma equipe adequada de plantão;
  • Quadro de anúncios: útil para divulgar mudanças de programação, detalhes sobre excursões, objetos achados e perdidos, anúncios pessoais, etc.
  • Gazetara Tabulo: para expôr artigos sobre o congresso que apareceram em revistas locais e nacionais.

5.9 Bancas e venda de objetos

É de responsabilidade principalmente do LKK cuidar que o hall do congresso não se transforme numa feira livre, sem qualquer relação com os objetivos do congresso. A venda de livros e objetos deve acontecer no ambiente do Libroservo, com consentimento a parte com a BEL. A instalação de bancas para bancas com objetivos comerciais e do movimento diversos deve ser acordada com o LKK, que vai definir os custos concernentes de acordo com o fato de o local do congresso ser gratuito ou não.

  1. Arquivo não localizado. ↩︎